Rezept fürs Gelingen von Hybrid-Meetings

In der Social Media Lounge am Donnerstag, den 16. Juli ging es, moderiert von Florian Gottschall, ums hochaktuelle Thema Hybrid-Meetings. Er diskutierte mit Praktikern und Ausprobierern. Was sind Hybrid-Meetings, wie sinnvoll sind sie, was brauchen wir dafür, was geht, was geht nicht, wer traut sich schon, wer zögert noch und warum? Es wurden viele hilfreiche Links genannt, die alle im Text verlinkt wurden. Und zum Schluss gab es ein sehr interessantes Angebot, eine “kleine Variante” an Ausstattung für Hybrid-Meetings als Paket bestellen zu können.

„Digital is so yesterday! Die Zukunft gehört den hybriden Kultur- und Arbeitstechniken“ – das war der Titel eines Vortrags im Rahmen des ersten deutschen Digitaltags im Juni. Er hätte auch wunderbar über unserer Social Media Lounge am 16. Juli stehen können, denn genau darum ging es.
Das Interesse an unserer Social Media Lounge zu Hybrid-Meetings war riesig. Die rund 100 Teilnehmenden kamen aus ganz Deutschland und den Nachbarländern. Wir freuen uns, dass viele neue Gesichter und auch einige Governors dabei waren und viele Inner Wheelerinnen – vom Bodensee bis an die Nord- und Ostsee. Es gab so viel Diskussionsbedarf, dass wir eine halbe Stunde überzogen. Und erstmals hatten wir auch Diskussionspartner*innen aus anderen Distrikten eingeladen. Online erlaubt es, Distriktgrenzen zu überwinden und sich auszutauschen.

Online oder Offline? Wir brauchen das Beste aus beiden Welten, aus der analogen und der digitalen – und die Lösung kann hybrid sein.
Mit der Juli-Lounge knüpften wir direkt an unserer zweiten Lounge an, in der Holger Knaack, der Präsident von Rotary International, uns aufgefordert hat, die Corona-Pandemie auch als eine Chance zu sehen und nicht zu dem zurückzukehren, wo wir vor Corona waren, sondern ein „neues Normal“ zu finden. Hybrid-Meetings können ein Weg zu einem solchen neuen Normal sein.

In der Lounge haben wir anhand zahlreicher Best Practice-Beispiele verschiedene Möglichkeiten gezeigt bekommen, ein Hybrid Meeting umzusetzen. Das Spektrum reichte von ganz aufwendig bis hin zu günstig aber qualitativ gut. Und Letzteres, das kristallisierte sich im Verlauf des Gesprächs heraus, ist die wohl beste Lösung für unser Clubleben innerhalb der rotarischen Familie.

Zunächst berichtete Eva Schäfer, Past Distriktpräsidentin des Inner Wheel-Distrikts 89, davon, wie sie ihre Distriktkonferenz gegen viel Skepsis vorab und mit Hilfe des Technik-Teams des Hotels für über hundert Teilnehmerinnen online wie offline auf die Beine stellte. Die Technik war teuer zugekauft, vor Ort wurde „social distancing at ist best“ betrieben und so wurde die Veranstaltung zu einem Erfolg.

Lennard Hartwig vom Rotary Club Berlin-Platz der Republik war Teil des Organisations- und Durchführungsteams seines Clubs, das die Rotary-Distriktkonferenz des Distrikts 1940 organisierte. Auch hier wurdenKnowhow und studentische Unterstützung hinzugekauft und es wurde sowohl mit Live-Gästen in einem Lokal, als auch mit aufgezeichneten Filmen und Live-Schaltung in einen Club gearbeitet.

Sandra Bührke-Olbrich vom Rotary Club Nürnberg-Connect aus dem Distrikt 1950 (früher im eClub Hanse des Distrikts 1940) berichtet vom Weg ihres noch sehr jungen Clubs von kleinen Anfängen bis zum hin zum gut funktionierenden Hybrid-Club. Von Anfang an setzte ihr Club darauf, online mit offline zu verbinden. Ihre Erfahrungen und die technische Ausstattung, die sie in ihrem Club zum Einsatz bringen, stellt sie mit einem Clubkollegen in einem Video-Tutorial vor. Außerdem hat der Club ein Aufstellung über technische Ausstattung zusammengestellt, die hier heruntergeladen werden kann.

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Der Governor des Distrikts 1950, Heribert Trunk, ist auch hybrid unterwegs. Er besucht seine Clubs mit dem THK – Trunk-Hybrid-Koffer. Darin hat er alles versammelt, was ein Club für hybride Meetings braucht. Die Technik wurde von DICO Elmar Zoepf auf rotarische Bedürfnisse abgestimmt. Und es gibt sogar eine schriftliche Anleitung dazu.

Als herausragende Beispiele, wie man nicht nur Club-Meetings, sondern sogar komplexe Veranstaltungen hybrid durchführen kann, wurden die Weinprobe, initiiert vom Polio-Beauftragten des Distrikts, Lothar Weber vom Rotary Club Berlin-Gendarmenmarkt, und das virtuelle Ausschwärmen, eine Idee des neuen Distrikt-Governors Edgar Friedrich, vorgestellt.

Bei der Weinprobe, die über 125 internationalen Teilnehmer live in ein Weingut und in den Weinkeller führte, die “Sektmusik” von Haydn live vom Steinway-Flügel perlen ließ und wo die Teilnehmer am Bildschirm und im Weingut nicht nur die Sensorik eines Blanc de Noir erklärt bekamen, wurden Spenden zu Gunsten von #endpolionow gesammelt.

Das virtuelle Ausschwärmen, von dem Sascha Rasmussen, DICO des Distrikts und Mitglied des Rotary eClub Berlin-Global, berichtete, lud rund 50 Teilnehmende auf die Insel Hiddensee ein, wo der Rotary Club Greifswald mit seinem Satellitenclub Hiddensee, zu einem Clubmeeting lud, durchs Gerhard Hauptmann-Haus führte, ein Naturschutzprojekt vorstellte und sein Ehrenmitglied aus den USA zu einem Vortrag zuschaltete. Es gab live Bilder, aufgezeichnete Filme, Natur, Kultur – und das alles mit bescheidenen Mitteln nur mit Laptop und Smartphones übertragen.

Natürlich gibt es nach wie vor Hemmungen und Bedenken was Hybrid-Meetings im Allgemeinen angeht. Auch Datenschutz ist dabei stets ein Thema. Die Unpersönlichkeit wird häufig angeführt. Und technische Hürden geben meist den Rest.

Die Erkenntnisse, die die Gesprächspartner unserer Lounge zusammengefasst haben, lassen sich auf einen Nenner bringen: Es lohnt sich, einen Blick auf ein neues Meeting-Format zu werfen, denn

• es bietet auch älteren Mitgliedern die Chance dabei zu sein ohne beschwerliche Anfahrten auf sich zu nehmen.
• der neue Berufsalltag vieler lässt vielleicht nur die online Teilnahme zu.
• wir können damit auch Rotarier*innen und Freunde auf der ganzen Welt erreichen.
• es werden sich neue, vorher undenkbare Freundschaften ergeben.
• hybrid heißt: die Online- und die Offline-Welt verbinden. Es entstehen viele neue Meeting Ideen wie z.B. die Weinprobe über Grenzen hinweg oder das “digitale Ausschwärmen” in andere Clubs.
• wir gewinnen damit junge Leute für unsere Botschaft und unser Clubleben.
• wenn man aufpasst, dass auch genügend Offline-Anteil im Clubleben bleibt (Vorteile wenn man offline beim Meeting ist) besteht der Freundschaftseffekt weiterhin und kann sogar ausgebaut werden.

Kurzum, während der Social Media Lounge haben wir viele Lösungen beleuchtet. Nach dem Motto: “Es ist schon alles gesagt, nur noch nicht von jedem“ (Karl Valentin) geben wir euch hier unser Kochrezept zum Thema Hybrid-Meetings mit auf den Weg:

1. Hybrid ist es immer dann, wenn Online- und Offline-Welt miteinander in Aktion treten.
2. Für die Durchführung reichen einfache Smartphones mit einer App der jeweiligen Meeting-Software.
3. Eine Person sollte damit betraut sein, die Online-Moderation von Kommentaren und Wortmeldungen moderieren.
4. Zwei Smartphones im Raum sind sinnvoll. Eines für den Sprecher, eines zeigt den gesamten Raum.
5. Achtet auf eine gute Internetverbindung im Clublokal. Nicht jeder im Raum muss sich online anmelden. Das spart Bandbreite.
6. Passt die Bandbreite einmal nicht – schaltet die Videobilder ab. Das spart erneut Bandbreite.
7. Die Folien des Referenten können einfach mit einer Webcam gefilmt werden. Eine bessere Qualität erreicht man aber, wenn die Folien zentral auf einem Moderationsrechner über “Bildschirm geteilt” werden. Wenn Ihr den Bildschirm teilt sollte ein anderer als der Moderationsrechner für die Darstellung am Beamer eingesetzt werden. Damit können auch im Saal alle ungestört von den Online-Kommentaren die Präsentation mitverfolgen.
8. Wichtig ist: guter Ton! Arbeitet mit einem externen Mikrofon, welches immer dorthin wandert wo es gebraucht wird.
9. Ganz wichtig: Die Regie des Meeting-Ablaufs ist wichtig. Es ist sinnvoll, mit dem Lokal strenge Zeiten für das Servieren des Essens zu vereinbaren. Auch die Pünktlichkeit der Teilnehmer ist wichtig. Als sinnvoll hat es sich erwiesen, das Essen zuerst einzunehmen, damit die Online-Teilnehmenden nicht beim Essen zusehen müssen. Nach dem Essen fängt dann das Hybrid-Meeting mit zugeschalteten Online-Teilnehmern an.

Das oben Genannte setzt teilweise auch der Rotary Club Berlin-Zitadelle so um. Er experimentiert inzwischen schon erfolgreich bei verschiedenen Meetings-Formaten mit Hybrid-Meetings. Christian Brüggemann, der sich im Club um Social Media und Online-Meetings kümmert berichtet: „Meetings sollten eindeutig als Hybrid festgelegt sein und dann sollte immer ein Anteil der Teilnehmer präsent sein. Wenn nur ein oder zwei Clubfreunde und der Referent anwesend sind, macht Hybrid keinen Sinn, wird eher peinlich. Wir versuchen den technischen Aufwand in Ausstattung und Bedienung so gering wie möglich zu halten und haben nur ein Stativ gekauft. Die meisten anwesenden Teilnehmer haben ein Smartphone oder Tablet dabei, das wir als Zoom-Aufnahmegerät verwenden. Das Bild ist in der Regel ok und der Ton sollte dann nahe dem Mikro aufgenommen werden. Wir schließen das (mobile) Aufnahmegerät an die Präsentationstechnik des Meetingraums (Beamer) an und haben dann Bild und Ton für alle Anwesenden verfügbar.“

Auf die Spitze mit der Vereinfachung der technischen Ausstattung für Hybrid-Meetings treibt es Bernhard Fischer, Distriktkommunikator des Distrikts 1930 und Mitglied im Rotary Club Böblingen-Schönbuch. Er hat eine einfache Lösung gesucht, ohne PC und ohne echten Online-Moderator. Jeder sollte übertragen können und das mit optimalem Ton. Deshalb setzt sein Club ein Funkmikrophon ein. Er hat lange gesucht und mit vielen Spezialisten gesprochen. Sein Credo: Das muss nicht jeder Club tun, da es sehr aufwendig ist. Und deshalb hat er einen Anbieter für die Technik gesucht und lässt jeden Interessierten teilhaben.

Er schreibt: „Ich habe mir von der Firma Thomann  die komplette Ausrüstung anbieten lassen.

Von Thomann wurden drei Gesamtpakete für Rotary geschnürt. Die Produktnummern kann jeder bei Thomann auf der Homepage eingeben und sich dort die jeweiligen Produkte anschauen.
Wie geht es: Ihr müsst euch an die Firma wenden, per Mail oder Telefon und auf das Angebot verweisen. Die Angebotsnummern stehen in der pdf des jeweiligen Angebots. Das Angebot gilt vier Wochen. Es gibt auch andere Anbieter, aber da muss man sich halt alles selbst zusammenstellen. Selbstverständlich könnt ihr Änderungen vornehmen Einfach bei der Firma Thomann anrufen, Herr Karl weiß Bescheid, seine Telefonnummer steht in den Angebots-pdfs. Technisch notwendig ist eine Änderung nicht, Thomann hat das System ausprobiert und es funktioniert einwandfrei.

Kurzbeschreibung der Angebote der Ausstattung für Hybridmeeting

1. Single Mic: Lösung mit nur einem Mikrofon. Android und IPhone einfach einstecken und fertig.
2. Dual Mic: Da sind zwei Mikros vorgesehen. Dann kann man eines in der Runde durchreichen und eine erweiterte Diskussion führen.
3. Dual Mic – Profi: Da gibt es einen Mischer dazwischen, das sorgt für bessere Tonqualität. (Das wollte Thomann mit anbieten, es geht auch ohne).
   Alle Teile sind so ausgewählt, dass sie in einen speziell gepolsterten Koffer passen, der Teil des Angebots ist.

Alle drei Angebote sehen keine Möglichkeit vor, einen Lautsprecher anzuhängen. Es gäbe dafür eine Lösung, dazu müsste man das Angebot umbauen. Wir hatten das bisher nicht vorgesehen, da die Stimme auch jederzeit über ein Smartphone mit Lautsprecher verstärkt werden kann. Es sind ja in der Regel genügend Smartphones da, die in das Zoom-Meeting eingebunden werden können.“

Hier findet ihr die drei Angebotsvarianten zum Download: Single Mic Set Ohne Speaker, Dual Mic Set Y-Kabel o.Speaker und Dual Mic Set Profi o.Speaker.

Das Bestell-Procedere wäre folgendes: Angebot eins, zwei oder drei auswählen. Herrn Karl ansprechen und in jedem Fall die Angebotsnummer bereithalten. Den Club nennen und die korrekte Adresse benennen.

Dann kommt die Rechnung mit korrekter Firmierung und Kundennummer. Die aktuell im Angebot angegebenen Daten sind meine persönlichen, diese bitte nicht verwenden. Dann ist es wahrscheinlich Vorauskasse. Anschließend wird versandt. Dann könnt ihr loslegen.”

Und zum Schluss noch zwei hilfreiche Links der DICOs, der Distrikt-Internetbeauftragten:
eine Übersicht über Online- und Hybrid-Meetings
und
eine Zusammenstellung zur Ausstattung und Durchführungvon Hybrid-Meetings.

Wer hilft weiter?

Wenn Fragen auftauchen, meldet euch bei uns, dem Social Media Team des Distrikts 1940 unter media@rotary1940.org. Wir helfen gerne weiter.

Auch das Online-Team des Rotary Clubs Nürnberg-Connect steht gerne für Fragen zur Verfügung. Am besten über die Mailadresse zoom@rc-nbg-connect.de.

Und Bernhard Fischer hilft gerne weiter, wenn ihr euch mit Fragen zum Bestell-Angebot der Ausstattungspakete an ihn wendet: bernhard.fischer@fischer-consulting.de.

Text: Birgit Weichmann, Rotary Club Berlin-Gendarmenmarkt, und Florian Gottschall, Rotary Club Berlin-Platz der Republik