Club-Akten archivieren: Der Rotary Club Berlin-Platz der Republik macht es vor

Der Rotary Club Berlin-Platz der Republik hat im Rahmen einer ersten Archiv-Ablieferung an das Museum Mitte, zuständiges Archiv des Bezirksamtes Berlin-Mitte für Wedding, Mitte und Tiergarten seine Gründungsakten und die Akten des Rotarischen Jahres 2018 eingelagert und damit das Club-Archiv als Privatdepot im Mitte Museum eröffnet.

Einer der Gründungsprinzipien, denen sich der Club verschrieben hat, ist die „Transparenz“ des Clublebens und des Clubhandelns. Ein gut geführtes Archiv ist  dabei Grundvoraussetzung, Clubentwicklung und Clubhandeln unter dem Gesichtspunkt der Transparenz an Hand der Aktenlagen nachzeichnen zu können. Nicht zuletzt für den Club selbst – nicht unmittelbar jetzt sofort, aber in fünf oder zehn Jahren – bietet ein Club-Archiv die Chance, sich wieder an die Wurzeln der eigenen Clubgeschichte zu erinnern.

Grundsätzlich sind Stadt- oder Staatsarchive daran interessiert, das bürgerschaftliche Engagement im eigenen Zuständigkeitsbereich für die Zukunft zu konservieren. Eine Quelle dafür sind neben Nachlässen unter anderem auch Clubarchive.

Dabei gibt es zwei Hürden zu nehmen:
Zum einen muss das zuständige Archiv den Club vor Ort als gesellschaftlich relevant und damit als archivwürdig anerkennen, um die Archivalien in den eigenen Archivbestand übernehmen zu wollen. Hilfreich ist dabei immer, wenn sich bereits ähnliche Clubarchive im Bestand befinden und man so zur Kompletierung des gesellschaftlichen Gesamtbild beitragen kann. In Berlin war dies zunächst gar nicht einfach: Das Preußische Geheime Staatsarchiv war dabei die vermeintlich naheliegendste Lösung. Beherbergt es doch in seinem Bestand die nach dem Verbot der deutschen Rotary Clubs im Dritten Reich beschlagnahmten Clubarchive, die über einen „kleinen Umweg“ über Moskau erst 1993 zurückgeführt und ihren endgültigen Platz nun im wiedererrichteten Preußischen Geheimen Staatsarchiv gefunden haben. Als Einrichtung der Stiftung Preußischer Kulturbesitz leidet es allerdings unter Platzmangel und nimmt nach eigenen Auskünften nur ausgewählte Archivalien des Deutschen Governor-Rates an, weshalb diese Anfrage sehr zum Bedauern des Archives abgelehnt werden musste.

Als zentrales Staatsarchiv für die deutsche Hauptstadt hatte das Landesarchiv auf der einen Seite das Problem, dass ihr ein einzelner Berliner Rotary Club zu Kleinteilig erschien, auf der anderen Seite wäre die Übernahme in Verbindung mit dem Distrikt-Archiv aus der Sicht des Landesarchiv deshalb schwierig, weil der Distrikt sich weit über das Land Berlin hinaus erstreckt.

Allerdings bekamen wir vom Landesarchiv den Hinweis auf das Museum Mitte als das für Wedding, Mitte und Tiergarten zuständige Bezirksarchiv des Bezirkes Berlin-Mitte. Dieses Bezirksarchiv bezieht gerade wieder seine über längere Zeit renovierten Räumlichkeiten und sortiert demzufolge seine Bestände gerade neu. Mit dem Argument, dass sich mit der Übernahme des Clubarchives eines so jungen Rotary Clubs die Chance eröffnet, möglichst vollständig von der Gründung an das Clubleben dokumentiert zu bekommen und dem Versprechen, dass die Vorerfassung der Archivalien und die Aufstellung des Archivkatalogs in Eigenleistung des Clubs geschehen würde, hat man die engagierte Sammlungsleiterin von einer Übernahme überzeugt (die Rotary-Mitgliedschaft Ihres Vaters und ihre positiven Erinnerungen daran waren dabei sicherlich auch nicht hinderlich).

Bei der Erstellung des Archivkataloges ist darauf zu achten, dass sich die Gliederung nicht zu kleinteilig und auf einen langen Fortbestand des Archives ausgerichtet wird. Bei der Vorerfassung der Archivalien ist darauf zu achten, dass die Akten so ins Archiv übernommen werden, wie sie angelegt werden. Aussonderung von Unterlagen ist in der Regel fachlich verpönt – man weiß ja nie, welche Aspekte künftige Archivnutzer besonders interessierten. Am besten eignen sich übrigens ausgedruckte Akten, sind doch die wesentlichen Probleme einer langfristigen, digitalen Archivierung nach wie vor nicht gelöst – so werden Datenträger beispielsweise mit der Zeit unlesbar.

Kernstück des Archives bilden die Stammakten, die gebundenen, zentralen Akten des Rotarischen Jahres: So gehören in die Stammakten der Präsidentbericht, das Programm und die Präsenznachweise, Wochenberichte, Tagesordnungen und Protokolle von Boardmeetings und Clubversammlungen, Informationen über Projekte, das Kassenbuch des Clubs und vieles mehr. Die aufwendige, aber heute nicht mehr kostspielige Buchbindung verhindern dabei, dass einzelne, wichtige Aktenstücke verloren gehen können. Die zweite wichtige Archivalie bildet die eigentliche „Handakte des Präsidenten“ – sprich die gesammelte Korrespondenz eines Rotarischen Jahres. Damit kann schon sehr gut das Clubleben nachgezeichnet werden.

Für die Weiterführung und Pflege des Archivbestandes entscheidend ist dabei übrigens der Club-Archivar, dessen Aufgaben überschaubar sind sobald das Archiv eingerichtet ist, sich in der Regel auf die Zeit nach dem Abschluss des Rotarischen Jahres konzentrieren und der ansonsten vor allem den Zugang zum Archivbestand im Auge halten muss. Nach Abschluss des Rotarischen Jahres ist es seine Aufgabe, alle Akten des Clubs einzusammeln, die Stammakten zusammenzuführen und binden zu lassen und den neuen Bestand vorzuerfassen und im Archiv-Katalog zu inventarisieren.

Das Archiv des Rotary Clubs Berlin-Platz der Republik ist als Privatdepot im Museum Mitte und mit Eigentumsvorbehalt des Clubs ausgestaltet. Dass das Archiv auch im Bezirksarchiv im Eigentum des Clubs ist ist wichtig für die Beziehung des Clubs zu seiner Geschichte. Sollte der Club allerdings seinen Betrieb einstellen, geht der Bestand des Archivs in das Eigentum des Bezirksarchives über und  wird so langfristig geschützt. In der Regel – so auch in unserem Fall – ist die Archivierung für den Club kostenfrei, lediglich wenn man das Depot wieder auflösen will, können entsprechende Archivkosten in Rechnung gestellt werden.

Der Zugang zum Archiv wird durch die Vereinbarung klar geregelt: Für die Nutzung der Unterlagen in den Räumen des Museums Mitte ist eine Genehmigung des Club-Archivars erforderlich. Selbstredend, dass diese Clubmitgliedern jederzeit ausgestellt wird. Bei der Nutzung des Club-Archives durch Dritte hat der Club-Archivar das Auge darauf, ob ein berechtiges Interesse gegeben ist und  welche Informationen das Archiv verlassen.

Ein gut geführtes Clubarchiv trägt zum Clubleben auf vielfältige Weise bei und ist vor allem auch eine Investition in die Zukunft des Clubs, von der vor allem zukünftige Clubfreundinnen und Clubfreunde profitieren können. Gerne stehen wir vom Rotary Club Berlin-Platz der Republik beratend zur Seite.

Text und Fotos: Jörg M. Haas, Rotary Club Berlin-Platz der Republik

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